ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం నిర్వహణ వ్యవస్థ (EDMS) అలాంటి లక్షణాలు మరియు సిఫార్సులను

కొన్ని సంవత్సరాల క్రితం వరకు గురించి ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం నిర్వహణ వ్యవస్థ ఒక ప్రకాశవంతమైన భవిష్యత్తులో గా సూచించబడ్డాడు. నేడు, వారు విస్తృతంగా ప్రైవేటు మరియు ప్రభుత్వ సంస్థలు ఉపయోగిస్తారు. కానీ చాలా ముఖ్యంగా, ఆ డిమాండ్ SED పెరుగుతోంది. ఏం ఒక ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం నిర్వహణ వ్యవస్థ మరియు ఇది ఎలా పని చేస్తుందో, ప్రస్తుత రష్యన్ వ్యవస్థ ఉదాహరణను చూడండి.

కనీసావసరాలు

మంచి EDS కార్యక్రమం, మీరు ప్రాథమిక భావనలు మరియు ఉద్దేశ్యాలను పరిగణలోకి తీసుకోవాలని ఎలా అర్థం చేసుకోవడానికి. కీ కారకాలను గుర్తించడానికి ది నచ్చిన ఒక వ్యవస్థ లేదా మరొక.

సంస్థ ఉంటే ఒక అధికారిక నియంత్రణ పనిచేస్తుంటాయి, పత్రంలో అవసరం. వ్యాపార ప్రక్రియల రావడంతో ఆదేశించింది పత్రాలు సహాయంతో ఒక నియంత్రణ యంత్రాంగానికి అవసరం ఉంది. మీరు ఒక సకాలంలో పద్ధతిలో లావాదేవీలు నిమగ్నం లేకపోతే, వారు అప్ నిర్మించడానికి మరియు కోల్పోతాయి ప్రారంభమౌతుంది.

ప్రత్యామ్నాయంగా, ఒక కాగితం క్యారియర్, సర్వర్లో ఒక ప్రత్యేక ఫైలు నిల్వ పథకం. కానీ ఇది చాలా కాలం కోసం పనిచేస్తుంది. పెరుగుతోంది వాల్యూమ్లను పెరుగుతున్న డిమాండ్ కోసం సమాచారాన్ని నిల్వ మరియు సమకాలీకరణ.

ఒక గందరగోళాన్ని ఉంది: పాత కాగితం లేదా SED నిల్వ చేయడానికి ఉపయోగించే లేదో. ముఖ్యమైన ఎలక్ట్రానిక్ వ్యవస్థ ద్వారా పొందవచ్చు ఏమి ఉంది? సంస్థ యొక్క సామర్థ్యం మెరుగుపరచడానికి.

ఆర్థిక ప్రభావం

ఖర్చులు తగ్గించడం లేదా ఫలితాలు పెంచడం: కార్యనిర్వాహక సామర్ధ్యం రెండు విధాలుగా పెంచవచ్చు. DMS పత్రాలు ఒకేసారి రెండు గోల్స్ సాధించింది. అంటే, ది పరిచయం ది వ్యవస్థ అనుమతిస్తుంది ఒక సంస్థకు ఖర్చు తక్కువ, కానీ సంపాదిస్తారు ఎక్కువ.

వ్యయ తగ్గింపు కాగితం ఖర్చులను, ఓవర్హెడ్ సమయం, సమాచార మార్పిడి వేగవంతం, కార్పొరేట్ సంస్కృతిలో మార్పులు తగ్గించడం ద్వారా నిర్వహిస్తారు.

EDS కార్యక్రమం అందిస్తుంది ప్రభావాన్ని విశ్లేషించడానికి, మీరు కాగితం పత్రాలను రూపకల్పనపై పని ఖర్చు లెక్కించేందుకు అవసరం. అంచనా కన్సల్టింగ్ సంస్థలు, అటువంటి కార్యకలాపాలను సమయం 20% ఉన్నారు. రష్యన్ రప్పించింది వ్యవస్థ, ఆ కంటే మరింత పడుతుంది - సమయం 60%. SED పరిచయం ఈ ఖర్చులు కనీసం 10 సార్లు తగ్గిస్తుంది.

ఆఫీస్ నిర్వహణ మరియు పత్రం నిర్వహణ

ఈ రెండు పదాలు అనుసంధానించబడ్డాయి. వ్రాతపని - పత్రాలతో పని నియమాలు యొక్క లాంఛనప్రాయ సెట్ను సూచిస్తుంది ఒక పదం. కొన్ని EDS ఈ వ్యవస్థను కార్యాలయం నియమాలు కింద సర్దుబాటు చేయవచ్చు, కానీ ఇప్పటికే వ్రాతపని ఏర్పడ్డాయి ఇది ఆధారంగా ఆ వ్యవస్థలు ఉన్నాయి.

పత్రంలో EDS నిల్వ సమాచారాన్ని యూనిట్. - స్కాన్ కాగితం నుండి ఇతర వ్యవస్థలు, అనువర్తనాలు, ఇ-మెయిల్, కానీ మొదటి మరియు అన్నిటికంటే: వర్క్ఫ్లో పలు రకాల వనరుల నుండి రూపొందించబడింది. అందువలన, స్కానర్లు మరియు ఇతర పరికరాలు SED యొక్క అంతర్భాగమైన. వ్యవస్థ దుకాణాలు అన్ని పత్రాలు, వారి చరిత్ర ఉద్యమ సంస్థ కోసం అందిస్తుంది, వారితో వ్యాపార ప్రక్రియల చేరవేస్తుంది.

అటువంటి ఆధారంగా నిర్ణయం, ఆర్డర్ మరియు EDS క్రమాన్ని. వాటిని ద్వారా, మరియు సంస్థ యాజమాన్యం. "సహాయం" తో సరఫరా ఏ పత్రం. రూపం సెట్ ఖాళీలను పత్రం యొక్క రకం మీద ఆధారపడి ఉంటుంది. సిస్టమ్ సమాచారాన్ని కార్డు ప్రతి రంగంలో ఒక డేటాబేస్ లో నిల్వ చేయబడుతుంది.

విధులు మరియు SED పనులు

పత్రం నిర్వహణ కార్యక్రమం ఈ సమస్యల పరిష్కారం రూపొందించబడింది:

• వ్యవస్థీకరణ యొక్క పని పత్రాలు.
• టెంప్లేట్లు, నమోదు నిల్వ నుండి పత్రాలను సృష్టి;
• అకౌంటింగ్ ఆటోమేషన్;
• పత్రాలు వర్గీకరణ.

మాకు దగ్గరగా SED ఫంక్షన్ పరిశీలించడానికి లెట్. పత్రం నిర్వహణ సాఫ్ట్వేర్ ఉపయోగించబడుతుంది:

• కార్డులు సృష్టించడానికి.
• పత్రం యొక్క టెక్స్ట్ ఏర్పాటు;
• నిల్వ పిడిఎఫ్ లేదా ms పదం ఫార్మాట్ లో డేటా;
• వినియోగదారుల యాక్సెస్ హక్కులను నియంత్రణ;
• మార్గాలు సృష్టి;
• ట్రాఫిక్ నియంత్రణ పత్రాలు;
• ప్రకటనలను, రిమైండర్లు పంపండి;
• లాగింగ్, సూచన పుస్తకాలు, వర్గీకరణ;
• అవతరణ సూచనలను;
• శోధన మరియు పత్రాలు సంతకం;
• రూపొందిస్తున్న నివేదికలు.

సిస్టమ్-వ్యాప్త లక్షణాలు ఉన్నాయి:

• పత్రాలు తో రిమోట్ పని;
• డేటా నిల్వ కోసం డేటాబేస్ను ఉపయోగించడానికి;
• ఏకకాలంలో పని EDS;
• సర్టిఫికెట్లు భద్రతా, బార్కోడ్లు మరియు వ్యక్తిగతీకరించిన.

ప్రయోజనాలు మరియు అప్రయోజనాలు

కు EDS పరివర్తన అప్రయోజనాలు కంటే ఎక్కువ లాభాలున్నాయి. అయితే, సరిగా వ్యవస్థీకృత ప్రాజెక్ట్ ఆటోమేషన్ యొక్క అన్ని ప్రయోజనాలు నాశనం చేస్తాయి. EDMS అమలు లక్ష్యాలను సాధించగల ఉండాలి. ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి:

• సమాచారం యొక్క కేంద్రీకృత నిర్మాణాత్మక నిల్వ;
• పత్రాలు సృష్టించి మరియు ప్రాసెసింగ్ అదే విధానం;
• ను;
• అన్వేషణ;
• ఆడిట్ యాక్సెస్.

ప్రతికూలత ఉన్నత ప్రారంభ ఖర్చులు మరియు శిక్షణ వినియోగదారులపై ఖచ్చితమైన పని ఉంది.

పత్రం నిర్వహణ ప్రక్రియలు

EDMS ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం పత్రాలు కొన్ని లక్షణాలు కేటాయిస్తారు చేసేప్పుడు, దశల్లో అనేక గుండా వెళుతుంది. ప్రోసెసింగ్ రెండు మానవీయంగా మరియు స్వయంచాలకంగా నిర్వహిస్తారు. రెండవ సందర్భంలో సెట్లో:

• ది పరిస్థితులు ది పరివర్తన మధ్య దశల్లో;
• మార్గం వేరు;
• ప్రాసెసింగ్ చక్రాల;
• ఉప, టైమర్లు, ప్రాసెసింగ్ విధానాలు అమలు;
• నిర్వచించిన యూజర్ పాత్రలు.

చికిత్సలు రకాలు:

• ఒక పత్రాన్ని సృష్టించండి.
• ఎడిటింగ్.
• పేరు మార్చే.
• మూవింగ్.
• సేవ్.
• ఇండెక్సింగ్.
• తొలగిస్తోంది.

ఖర్చులు EDS

పూర్తి వర్క్ఫ్లో లైసెన్స్ సర్వర్, పూర్తి అనుకూలీకరణకు మరియు అన్ని వినియోగదారులు శిక్షణ లేకుండా ఆపరేట్ కాదు. ఈ అంశాలను ప్రతి ఒక పెద్ద నగదు వ్యయము అవసరం. అదనంగా, మేము ఇతర వ్యవస్థలు, నవీకరించుటకు డేటాబేస్ మరియు సాఫ్ట్వేర్, సాంకేతిక మద్దతు మరియు ఖర్చులు మద్దతు ఇతర కన్సల్టింగ్ సేవలను EDS విలీనంలో గురించి మర్చిపోతే లేదు.

SED అమలు

ప్రాజెక్టు అమలు చాలా నెలలు పట్టవచ్చు. ప్రక్రియలో డాక్యుమెంటరీ ప్రక్రియలు మొత్తంపై మరియు ఆర్థిక సంస్థాగత మరియు వనరుల సామర్ధ్యాల ఆధారపడి ఉంటుంది. అమలు అలాంటి అల్గోరిథం న నిర్వహిస్తారు:

• ఒక వర్కింగ్ గ్రూప్, తల నిర్ణయంలో సృష్టి;
• లక్ష్యాలను మరియు ఉద్దేశ్యాలను యొక్క నిర్వచనం;
• ఇప్పటికే డాక్యుమెంటేషన్ ప్రక్రియలు తనిఖీ;
• సాంకేతిక వివరణలు అభివృద్ధి;
• EDS ఎంపిక ఉంది;
• EDS అమలుపై ఒక ఒప్పందాన్ని ముగించే;
• అభివృద్ధి మరియు పని యొక్క నిబంధనలు ఆమోదం;
• డైరెక్టరీలు యొక్క ప్రారంభ నింపి తనిఖీ;
• ప్రాథమిక పరీక్ష EDS;
• సిబ్బంది శిక్షణ;
• EDS పరీక్ష అమలు;
• పరీక్ష ఆపరేషన్ ఫలితాల విశ్లేషణ;
• దోష;
• SED యొక్క పూర్తి అమలు.

లోపం పరిచయం

ప్రత్యేక దృష్టిని ఒక కాగితం పత్రం యొక్క ఉనికిని అవసరమయ్యే ఆ ప్రక్రియలు చెల్లించిన చేయాలి. ప్రధాన తప్పు - ఎలక్ట్రానిక్స్ కాగితం పత్రం యొక్క నకలు ఉంది. ఈ పని క్లిష్టం మరియు ఆటోమేషన్ ప్రతికూల వైఖరులు కారణమవుతుంది. ఎవరూ చెల్లిస్తుంది ఒక ద్వంద్వ పని అమలు కోసం. మేము నకిలీ సమస్య లేకుండా స్వయంచాలక ప్రక్రియలు నిర్మించడానికి అవసరం. రెండవ తప్పు - సిబ్బంది unpreparedness. చాలా తరచుగా, కొత్త ప్రక్రియలు పగ అవగతమైంది. అందువలన, మేము ఎందుకు కానీ పరిచయం ఉద్యోగులకు వివరించేందుకు ఉండాలి, కాబట్టి వారు ఉద్దేశపూర్వకంగా శిక్షణ ప్రక్రియ వెళ్ళాడు.

పత్ర నిల్వ టెక్నాలజీ

EDS ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం ఆధారంగా తీసుకున్నారు శోధించింది గుణాలు, నివేదికలు నిర్మాణం యొక్క వర్గీకరణ మరియు గుంపులతో కలిగి. కొన్నిసార్లు ఒక పత్రం కొన్నిసార్లు, ఒక టెంప్లేట్ నుండి రూపొందించినవారు ఉంటుంది - డేటాబేస్ నుండి డేటా బదిలీ ద్వారా. గుణాలు పట్టికలు నిల్వ చేయబడతాయి. ఫైలు కూడా, దాని నుండి సమాచారాన్ని నిల్వ ఫోల్డర్ ఉంచుతారు - డేటాబేస్ డైరెక్టరీనందు. డేటా యాక్సెస్ వినియోగదారులు మాత్రమే EDMS వ్యవస్థ పొందవచ్చు.

ప్రవాహం స్కానింగ్ అంటే ఏమిటి?

నమూనాలను ప్లేస్మెంట్ తరువాత ఫైలు స్కానర్లు ఉపయోగించి సాధించవచ్చు ప్రాసెసింగ్ పత్రాలు, ప్రవహిస్తున్నాయి. స్కానింగ్ ప్రక్రియ సమయంలో స్వయంచాలకంగా పత్రం మరియు డేటాబేస్ లో దాని రిజిస్ట్రేషన్ ఒక బార్కోడ్ సృష్టించడానికి మరియు తరువాత ఇచ్చిన మార్గంలో దృష్టి సారించవచ్చు.

OCR

ఈ ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం నిర్వహణ వ్యవస్థ DMS jpeg ఫోటోలు లేదా టెక్స్ట్ ఫార్మాట్ ఫార్మాట్ లో పత్రం యొక్క ఒక ఎలక్ట్రానిక్ చిత్రం మారుస్తుంది. ఇది లో SED ఒక స్వతంత్ర అప్లికేషన్ లేదా ఇంటిగ్రేటెడ్ ESCOM.BPM ప్రత్యేక సాఫ్ట్వేర్ ఉపయోగిస్తుంది. ESCOM.BPM ఏమిటి? ఈ గుర్తింపు కార్యక్రమం పత్రాలు, వివిధ ఫాంట్లు టైప్. ఇది స్వతంత్ర అప్లికేషన్లు మరిన్ని ఫీచర్లను కలిగి మరియు కూడా చేతితో రాసిన టెక్స్ట్ గుర్తించే అయితే, గమనించాలి.

బార్కోడింగ్

ఈ సాంకేతికత పత్రం స్థాపించటం మరియు గ్రాఫికల్ బార్ కోడ్ అప్లికేషన్ విధానాలు సమితి అందిస్తుంది. ఒక ఏకైక బార్కోడ్ సిస్టమ్ సర్వర్ ద్వారా ఉత్పత్తి. అతను పత్రం, పంపిణీ మరియు నిల్వ సైట్లలో ఆధారంగా దాని శీఘ్ర శోధన యొక్క గుర్తింపు కోసం అందిస్తుంది. నమోదు చేసినప్పుడు ఒక పత్రం ఎలక్ట్రానిక్ కార్డులు గుర్తింపు సంబంధిత బార్కోడ్ లేబుల్ పై ముద్రించబడుతుంది. అతను పత్రం యొక్క కాగితం వెర్షన్ అతుక్కొని ఉంటుంది.

EDS

డిజిటల్ సంతకం పత్రం మరియు డేటా ఇమ్యూటబిలిటీ యొక్క సరి ధ్రువీకరించడం అనుమతిస్తుంది. సర్టిఫికెట్ - సంతకం క్రిప్టోగ్రాఫిక్ సాఫ్ట్వేర్ మరియు కీలు ఉపయోగించి చేయబడుతుంది. రెండో లైసెన్సు యొక్క సమస్య మధ్యలో పునఃసృష్టించబడుతుంది ఒక ప్రత్యేక ఫార్మాట్ లో ఒక ఫైల్. సమాచారం యొక్క భద్రత ఒక స్మార్ట్ కార్డు లేదా కీ I-టోకెన్ సర్టిఫికెట్ నిల్వ చేయాలి నిర్ధారించడానికి. వారు పిన్ కోడ్ ద్వారా రక్షించబడిన. పిన్ అనేకసార్లు తప్పు ప్రవేశించి, అప్పుడు ప్రమాణపత్రం స్వయంచాలకంగా నిరోధించబడింది.

పూర్తి టెక్స్ట్ మరియు లక్షణ శోధన

లక్షణం శోధన కార్డులు రంగంలో అనేక విలువలు ఒక ప్రత్యేక రూపం ఉపయోగించి నిర్వహిస్తారు. ఉదాహరణకు, "అవతలి పక్షం" ప్రమాణం రంగంలో "స్వీకర్త" లేదా "పంపినవారు" శోధన డేటా అందిస్తుంది. వ్యవస్థ కార్డులు డేటా నుండి పోల్చి ఎంటర్ ప్రమాణాలు మరియు యాదృచ్చికంగా చేసే ఆ కార్డులు, ఫలితంగా నిల్వ. శోధన ఖాతాలోకి ఖచ్చితమైన లేదా పాక్షిక మ్యాచ్ తీసుకొని నిర్వహిస్తారు.

పూర్తి టెక్స్ట్ శోధన ఉదాహరణకు MS SQL సర్వర్, ఒరాకిల్ డేటాబేస్ అంతర్నిర్మిత టూల్స్ ద్వారా పదం రూపాలు, సహా పత్రంలో డేటా ప్రకారం నిర్వహిస్తారు. పూర్తి శోధన ఫైళ్లు డాక్యుమెంట్ ఫార్మాట్ (డాక్) లో డేటాబేస్లో నమోదు చేయాలి కోసం, పట్టికలు (xls), ప్రదర్శనలు, నివేదిస్తుంది.