ఆర్కైవల్ రికార్డ్ నిర్వహణ సంస్థ: GOST, సూచనలను, పత్రాలు, నియమాలు. పాత రికార్డులు నిర్వహణ కోసం మార్గదర్శకాలు

ఆర్కైవల్ రికార్డ్ నిర్వహణ నియమాలు పత్రాలు మరియు సంస్థ యొక్క ప్రస్తుత కార్యకలాపాలు పాల్గొనలేదని పదార్థాలతో పని కీ అవసరాలు కలిగి. వారు ప్రస్తుతం అనుగుణంగా రూపొందించారు శాసనాత్మక, నియంత్రణ పరిధిని ప్రాసెసింగ్, సంగ్రహం మరియు సమాచారం యొక్క నిల్వ. ఆర్కైవల్ రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ కోసం సెట్లు ప్రామాణిక నియమావళిలో ఉపయోగిస్తారు కీలక పదాలు. సాంకేతిక మరియు ఆధునిక సమాచార సాంకేతిక ఉపయోగంలో ఖాతా పురోగమనం వాటిని ముసాయిదా చేసినప్పుడు. పాత రికార్డులు నిర్వహణ ఆధారంగా ముందుకు పరిగణించండి.

సంభవం

మార్గదర్శకాలు పాత రికార్డులు నిర్వహణ కోసం ప్రభుత్వ సంస్థలు వర్తిస్తాయి. వారు కూడా పని కొన్ని రకాల నిమగ్నమై వ్యాపారాలకు అవసరం. ముఖ్యంగా, నిబంధనలు వివరణ, రిజిస్ట్రేషన్, సంరక్షణ మరియు రష్యన్ ఫెడరేషన్ యొక్క పాత ఫండ్ పత్రాలను ఉపయోగం భాగంగా దరఖాస్తు, రాష్ట్ర ఆస్తి సూచిస్తారు.

సంస్థలు యొక్క ఉపవిభాగాలు చిత్రం, ఫోనోగ్రఫిక్, వీడియో, మ్యాపులను విజ్ఞాన మరియు సాంకేతిక టెలిమెట్రీ సమాచారం, ప్రణాళిక మరియు రిపోర్టింగ్ లో సెట్ నిబంధనలు ద్వారా పాలించబడుతుంది తో పని.

విధి మరియు (1994 మరియు 1998 నుండి) ఆర్కైవ్ RF AF పత్రాలను తాత్కాలిక నిల్వ కోసం రంగాల చట్టం ఆధారంగా అందిస్తుంది (1993 నుండి) సంస్థలూ, స్థానం ఏర్పాటు చేసుకొనే హక్కు. శాసనాత్మక ప్రాంతీయ ప్రాముఖ్యత చట్టపరమైన చర్యలు ఏర్పాటు. భావించబడుతున్నది నియమాలు పత్రాలు వర్తించవు, ఫెడరల్ లా ద్వారా నియంత్రించబడుతుంది ఆ పని 5485-1 № మరియు అధ్యక్ష డిక్రీ 30.11.1995 నుండి 1203 №,

పూర్తి

ఇది ఎంటర్ప్రైజ్ యూనిట్ల డాక్యుమెంటరీ బేస్ యొక్క క్రమబద్ధమైన భర్తీ ఉంది. పికింగ్ నిర్ణయించడానికి కలిగి:

1. సోర్సెస్.
2. పదార్థాల కూర్పు స్వీకరించబడుతుంది.

ఈ చర్య భాగంగా కూడా ఆర్కైవ్ పత్రాలను నేరుగా బదిలీ నిర్వహిస్తారు. మూలాలుగా ఉన్నాయి:

1. సంస్థ యూనిట్లు.
2. శారీరక వ్యక్తులు.
3. సబార్డినేట్ నిర్మాణం.

పదార్థాల కూర్పు

పాత రికార్డులు నిర్వహణ సూచన ఏమిటంటే సముపార్జన (10 సంవత్సరాల) కేసులు మరియు శాశ్వత నిల్వ తాత్కాలికంగా నిర్వహిస్తారు అమర్చుతుంది. అలాగే సిబ్బంది సమాచారాన్ని క్రింద ఇవ్వబడింది. 10 సంవత్సరాల కన్నా తక్కువ షెల్ఫ్ జీవితం, ఒక నియమం వలె, ఆర్కైవ్స్ బదిలీ కాదు పేరు కేసులు. వారు సంస్థ యొక్క సంబంధిత ప్రాంతాల్లో ఉంటాయి. వాటితో జీవితకాలము ముగింపులో సంహరించాల్సి. ప్రత్యేక స్వభావాలను వివరాలు యజమాని యొక్క అభ్యర్థనను వద్ద ప్రసారమయ్యే. తదనంతరం, వారు శాశ్వత కంటెంట్ కోసం రాష్ట్రం ఆర్కైవ్స్ వెళ్తాయి. బదిలీ పదార్థాలు ఎంటర్ప్రైజెస్ వేయడానికి మరియు అమ్మివేసి అధీన నిర్మాణాలు ఉండాలి.

ఆర్కైవల్ రికార్డ్ల నిర్వాహకులు మరియు నామావళి

ఎంటర్ప్రైజ్ ఇన్ఫర్మేషన్ పదార్థాలతో పనులు అధీకృత ఉద్యోగులు, కేసులు క్రమబద్ధమైన జాబితా తయారు. అతను nomenklatura అని. దాని స్థాపన వద్ద సూచిస్తుంది జీవితకాలము పదార్థాలు. పాత రికార్డులు నిర్వహణ మాన్యువల్ మానిటర్ మరియు నామావళి డ్రాఫ్టింగ్ సేవలు అందించే సులభతరం అధికారం డివిజన్ సూచిస్తుంది. సిస్టమాటిక్ జాబితాలో శాశ్వత మరియు తాత్కాలిక (వరకు 10 సంవత్సరాల) నిల్వ సమాచారం పదార్థాలు సంబంధించిన జాబితాల ఏర్పాటు ఆధారంగా పనిచేస్తుంది. నామావళి కూడా ఒక ప్రధాన అకౌంటింగ్ పత్రం. ఇది 10 సంవత్సరాల కన్నా తక్కువ ఒక పదం సహా తాత్కాలిక నిల్వ అదుపుకు నమోదుకు ఉపయోగించబడుతుంది. ప్రదర్శించారు కార్డ్ ఫైల్ చర్యలు అభివృద్ధి చేసినప్పుడు ఏర్పాటు నామావళి వ్యవస్థీకరణ పథకం ఉపయోగించవచ్చు.

వర్గీకరణ

పాత రికార్డులు కీపింగ్ మేనేజ్మెంట్ నామావళి మూడు రకాల నిర్వహిస్తుంది:

1. విలక్షణ.
2. శ్రేష్టమైన.
3. Individual (ఒక నిర్దిష్ట సంస్థ కోసం).

మొదట ఏకరూప సంస్థల్లో ఉత్పత్తి పదార్థాల కూర్పు నిర్ణయిస్తుంది. ప్రామాణిక నామావళి ఒక నియంత్రణ పత్రం పరిగణించబడుతుంది. సరాసరి వ్యవస్థీకరణ సూచిక దాని చర్య పరిధిలోని సంస్థలు, కోసం సమాచారం పదార్థాలు సుమారుగా కూర్పు నిర్ణయిస్తుంది. ఇది ఒక recommendatory పాత్ర ఉంది. వ్యవస్థీకరణ ఈ రకమైన ఒక వ్యక్తి పరిధి ఏర్పడటానికి ఉపయోగిస్తారు మరియు మార్పులు లేకుండా లోకి బదిలీ.

తయారీ ఫీచర్స్

పాత సంస్థ రికార్డులు నిర్వహణ కోసం పత్రాలు నిర్మాణ యూనిట్లు నామావళి అనుగుణంగా సూచించిన రూపంలో క్రమపద్ధతిలో. రెండో అంగీకరించారు మరియు నాయకులు సంతకాలు చేయాలి.

సంస్థ నామావళి సాధారణ రూపం తయారు చేస్తారు. ఇది ఆర్కైవ్ యొక్క తల లేదా ఛార్జ్ లో వ్యక్తి, సేవలు అందించే తల లేదా అధీకృత ఉద్యోగి సంతకాలు initialed ఉంది. నామావళి నిపుణుల కమిషన్ ఆమోదం పొంది ఉండాలి, మరియు అప్పుడు కంపెనీ డైరెక్టర్ ఆమోదం. ఈ విధానాలు తనపై తరువాత సంస్థ యొక్క నిర్మాణ విభాగాలు తలలు సంబంధిత విభాగాల సారం అందించిన.

ప్రస్తుత కాలం యొక్క చివరి త్రైమాసికంలో ఏర్పాటు వస్తున్న సంవత్సరం నామావళి. క్రమబద్దీకరణను 5 సంవత్సరాలలో కనీసం 1 సారి నిర్వహిస్తారు. మీరు నిర్మాణం మరియు సంస్థ యొక్క విధులు, ఒక కొత్త పేరుతొ మార్చుకుంటే.

వ్యవహారాల కంపైల్ ప్రక్రియ

సంఘపు అని నిర్మాణం నామావళి అనుగుణంగా నిర్వహిస్తారు పనిచేస్తుంది. ఆర్కైవల్ రికార్డ్ నిర్వహణ సంస్థ ఫోల్డర్ పేరును అనుగుణంగా సమాచారం యొక్క వ్యవస్థీకరణ కలిగి. అనుమతి నకిలీ కాపీలను మరియు డ్రాఫ్ట్స్ యొక్క ఏకీకరణను కాదు. మినహాయింపులు అధిక విలువ వాహనాలు. ఒక కాగితం ఫోల్డర్లో అమరుస్తారు ఉండకూడదు తిరిగి.

పాత రికార్డు కీపింగ్ నిర్వహించడం ఒక కేంద్రీకృత నిర్వహణ పదార్థాలు సేవ సమాచారం నిబంధన లో ప్రదర్శన, మరియు వికేంద్రీకరణ ఉంది - రెండు నిర్మాణ యూనిట్లు, మరియు పైన డివిజన్. సంఘపు నిల్వ మీడియాను భద్రత కోసం బాధ్యత వ్యక్తులు ప్రత్యక్ష పర్యవేక్షణలో నిర్వహిస్తారు. అవసరమైతే, రాష్ట్రం ఆర్కైవ్ చేరి ఉద్యోగులు ఉండవచ్చు.

కీ అవసరాలు

ఆర్కైవల్ రికార్డ్ నిర్వహణ నిబంధనలు అవసరాలు అనుగుణంగా నిర్వహిస్తారు. తో ఫోల్డర్లను ఏర్పాటు లో సమాచారాన్ని వాహకాలు కింది అవసరాలను తీర్చేందుకు అవసరం:

1. తాత్కాలిక మరియు శాశ్వత నిల్వ కోసం మెటీరియల్స్ విడిగా చేయబడ్డాయి.
2. ఫోల్డర్ ఒకే కాపీ కాగితం ప్రతి చేర్చారు.
3. ఫోల్డర్ ఒక క్యాలెండర్ సంవత్సరంలో హాజరుకావాలని పదార్థాలు ఉండాలి. ఈ నియంత్రణ యొక్క, అయితే, మినహాయింపులు ఉన్నాయి. వీటిలో:

• సంబంధిత ఉద్యోగి మొత్తం వ్యవధి రూపొందించిన వ్యక్తిగత ఫైల్లు;
• పదార్థాలు మరియు వారితో ఎన్నికైన స్థాయీ సంఘాలు డిప్యూటీ సమూహాలు, స్నాతకోత్సవం కాలంలో పద్ధతిలో నిర్మాణాలు;
• పేపర్ విద్యా సంస్థలు, అమలు మరియు ఒక పాఠశాల సంవత్సరంలో సమూహం;
• రంగస్థల పదార్థాలు, సీజన్ కార్యకలాపాలు వర్ణించే;
• చరిత్రలు, మరియు అందువలన న.

ఫోల్డర్ కంటే ఎక్కువ కాదు 4 సెం.మీ. మందం కంటే తక్కువ 250 షీట్లు ఉండాలి.

పరిపాలనా చర్యలు యొక్క ఏకీకరణను

ఆర్కైవల్ రికార్డ్ నిర్వహణ సమాచారాన్ని వాహకాలు వివిధ రకాల వ్యవస్థీకరణ అవసరం. ఈ గుణం మరియు పరిపాలనా చర్యలు సహా. వారు అప్లికేషన్లు రకం మరియు కాలక్రమం ప్రకారం సమూహాలుగా:

1. నియంత్రణ చర్యలు ఆమోదం చట్టాలలో నిబంధనలు, సంయోజితాలు పనిచేస్తాయి. వారు కలిసి విభజించబడినప్పుడు. నిబంధనలు, నిబంధనలు, శాసనాల ప్రత్యేక చర్యలు గా ఆమోదించబడితే, ఆ వ్యక్తి సందర్భాలలో వాటిని క్రమ.
2. ఆర్డర్లు మరియు వారి అమలు కోసం అధిక నిర్మాణాలు నిర్ణయాలు సంస్థ గల ప్రాంతాల ద్వారా సమూహాలుగా చేస్తారు.
3. ఆర్డర్స్, సిబ్బంది సంబంధించిన నిలుపుదల కాలం ప్రకారం క్రమపద్ధతిలో. సమాచారం పదార్థాలు కంపెనీ వివిధ వైపులా ఉపాయము చర్యలు, సమూహం విడిగా పెద్ద వాల్యూమ్ తో.
4. సూచించే కీ ప్రాంతాల్లో ఆర్డర్స్ సిబ్బందిలో చర్యల నుండి విడిగా క్రమపద్ధతిలో ఉంటాయి. మరొక - ఉదాహరణకు, పాత రికార్డులు నిర్వహణ క్రమంలో అదే ఫోల్డర్ లో బాధ్యత డివిజన్ అధిపతి నియామకం చేర్చారు, మరియు.
5. ఆమోదించబడింది పరిమితులు, నివేదికలు, అంచనాలు, వర్గీకరించబడ్డాయి జాబితాలు, ప్రణాళికలు మరియు అందువలన న. వాటిని ప్రాజెక్టులు నుండి విడిగా సమూహం.
6. వ్యక్తిగత ఫైళ్ళను డాక్యుమెంట్ల తమకు అందుకునే క్రమంలో నిర్వహిస్తుంది.
7. ముఖ సిబ్బంది వేతన బిల్లులు ప్రత్యేక ఫోల్డర్లను లో క్రమపద్ధతిలో. అవి అక్షర క్రమంలో అమర్చబడి ఉంటాయి.
8. ఫిర్యాదులు, సలహాలు, కంపెనీ యొక్క కార్యకలాపాలు సంబంధించిన పౌరులు 'ఫిర్యాదులు వారి పరిశీలనలో మరియు అమలు రికార్డులు విడిగా వ్యక్తిగత విషయాలకు వ్యక్తుల ఫిర్యాదులు నుండి చేయబడ్డాయి.
9. సుదూర పద్దతుల సాధారణంగా కాలక్రమానుసారం ఒక క్యాలెండర్ కాలంలో నిర్వహిస్తారు. ఈ సందర్భంలో, సమాధానాలు ప్రశ్నలు తర్వాత ఉంచుతారు. మునుపటి సంవత్సరంలో ప్రారంభమైన ఒక నిర్దిష్ట అంశం పై సంప్రదింపుల పునరుద్ధరణ విషయంలో, పత్రాలు ప్రస్తుత కాలం ఫోల్డర్ లో చేర్చబడలేదు. ఈ సందర్భంలో, గత సంవత్సరం ఇండెక్స్ సూచిస్తుంది.

సమాచారం వాహకాల భద్రపరచటం అంగీకరిస్తారని మేకింగ్

ఆర్కైవల్ రికార్డ్ నిర్వహణ కాగితం పత్రాలు పని, నిర్మాణ యూనిట్లు అవసరాలు అనేక అందిస్తుంది. మేకింగ్ వాహకాలు పాక్షిక లేదా పూర్తి కావచ్చు. ఇది నిల్వ సమయం ఆధారపడి ఉంటుంది. పూర్తి రిజిస్ట్రేషన్ తాత్కాలిక పత్రాలు (10 సంవత్సరాల), శాశ్వత కంటెంట్, అలాగే సిబ్బంది పై చర్యలు సంబంధించి నిర్వహిస్తారు. ఇది ఉంటుంది:

1. హార్డ్కవర్ / బైండర్ ఫోల్డర్.
2. షీట్లు సంఖ్యలను.
3. పేజీ సాక్షి అప్ గీయడం.
4. అవసరమైతే అంతర్గత జాబితా ఏర్పడటానికి.
5. వివరాలు సర్దుబాటు చేయడానికి కవర్ షీట్. వారు సంస్థ యొక్క పేరు ప్రభావితం చేయవచ్చని, ఫోల్డర్ల నమోదు సంఖ్య, తీవ్రమైన తేదీలు, మరియు అందువలన న.

భాగం లో డ్రా 10 సంవత్సరాల కన్నా తక్కువ ఒక పదంగా ఉంటుంది, తాత్కాలిక నిల్వ కోసం మెటీరియల్స్. కాబట్టి, హామీ లేబుల్ లేదు, ఫోల్డర్, కాదు సంఖ్యా జాబితాలను సెక్యూరిటీల వ్యవస్థీకరణ చేసేందుకు అనుమతి లేదు.

స్వల్ప

ఆర్కైవల్ రికార్డులు నిర్వహణ - నిపుణులు భద్రతా సమాచారం వాహకాలు, కానీ కూడా అవసరం తలెత్తిన వారితో పని అవకాశం మాత్రమే దీనిలో ఒక సూచించే. ఈ క్రమంలో, చర్యలు ఒక కార్డ్బోర్డ్ కవర్ నాలుగు పంక్చర్ దాఖలు ఫోల్డర్, నెలకొల్పబడిన. వారు కూడా అన్ని పేపర్లలో పాఠాలు, తీర్మానాలు, వీసాలు తేదీలు చదివే అవకాశం పరిగణలోకి కట్టుబడి అనుమతించబడతాయి.

అన్ని మెటల్ ఫాస్ట్నెర్ల యొక్క ఏకీకరణను సన్నాహంగా తొలగిస్తారు. శాశ్వత నిల్వ మరియు ముఖ్యంగా విలువైన లేదా ఫార్మాట్ చేయని చర్యలు కలిగి ఉద్దేశించిన పదార్థాలు తీగలను తో మూడు వాల్వ్ నియంత్రించబడిన ఫోల్డర్లను లేదా ప్రత్యేక బాక్సులను ఉంటాయి.

చేసినప్పుడు ఒక వ్యక్తిగత ప్రకృతి ఎవరూ తీసుకోని పత్రాలు (పని పుస్తకాలు, కార్డులు, సైనిక కార్డులు, మొదలైనవి) లో ప్రస్తుతం. వారు ఒక ప్రత్యేక కవర్లో పెట్టి పదార్థాలు మిగిలిన దానిని దాఖలు చేస్తారు. ఫోల్డర్ ముగింపులో ఖాళీ షీట్ సాక్షి తప్పక ఉండాలి. ఫోల్డర్ ప్రారంభంలో అంతర్గత జాబితాలకు రూపం sutured. భద్రత మరియు అరబిక్ అంకెలు తో లెక్కించబడ్డాయి కాగితం ప్రతి షీట్ యొక్క అమరిక క్రమాన్ని నిర్ధారించడానికి. ఈ నియమం జాబితాలకు సాక్షి రకాల పేజీకి వర్తించదు, మరియు. సంఖ్య ఎగువ కుడి మూలలో పెన్సిల్ లో ఉంచబడుతుంది.

షీట్ సాక్షి

ఇది ఆర్డర్ ప్రకారం తయారు చేస్తారు. ఇది పదాలు మరియు సంఖ్యలు కలిగి:

1. నంబరు తో షీట్లను సంఖ్య.
2. అంతర్గత జాబితా పేజీల సంఖ్య.

షీట్ సాక్షి కూడా నిర్దిష్టత సంఖ్యలో పెట్టుకోవచ్చు. ముఖ్యంగా, అతుక్కొని ఛాయాచిత్రాలను, పెద్ద ఫార్మాట్ పేజీలు, మరియు అందువలన న అక్కడ రాయబడి ఉంటాయి లేదో సూచికలు, తప్పిపోయిన సంకేతాలు, పేజీ సంఖ్యలు గుర్తించేందుకు. అదనంగా, షీట్లో ముద్రణ ప్రకటనలు యొక్క ఉనికిని ఫోల్డర్లో, వారు ప్రధాన లెక్కింపులో గుర్తు పెట్టలేదు ఉంటే సూచించండి. షీట్ సాక్షి vised కంపైలర్. ఫోల్డర్ల స్థితి మరియు కూర్పు లో తరువాతి మార్పులు సంబంధిత చర్యలు సూచిస్తూ అతనికి మార్క్ చేయాలి. ఇది ఒక ఫోల్డర్ లేదా అది పత్రం యొక్క ఆఖరి పేజీ నికర టర్నోవర్ టైటిల్ పేజీ షీట్ సాక్షి చేయడానికి అనుమతించబడదు.

అంతర్గత జాబితా

ఇది నిల్వ మరియు గణాంక సమాచార పదార్థం సమయం (10 సంవత్సరాల) మరియు నిరంతర కంటెంట్ కోసం ఏర్పడుతుంది. అంతర్గత జాబితా పత్రాలు రకాలు, రూపొందించినవారు వ్యాపారాలకు సంకలనం వంటి, శీర్షికలు విషయాలు వెల్లడి చెయ్యని. రూపం ఫోల్డర్ సూచికలు, శీర్షికలు, తేదీలు, మరియు పేజీ సంఖ్యలో దాడులు సీరియల్ నంబర్ల డేటాను ప్రస్తుత ఉండాలి.

అంతర్గత జాబితాలకు సారాంశం రికార్డు జత. అది సంఖ్యలు మరియు పదాలు లో అది చేర్చబడిన పత్రాల సంఖ్య, అలాగే అది ఏర్పాటు షీట్లను సంఖ్య పేర్కొంది. అంతర్గత జాబితా కంపైలర్ ప్రచారకర్త. ఒక ఫోల్డర్ రూపం లేకుండా కట్టుబడి లేదా కట్టివేస్తారు ఉంటే, సంకలనం జాబితాలో ముఖచిత్రం లోపల జోడించబడింది.

పదార్థాల కూర్పు లో మార్పులు ఫోల్డర్ "గమనికలు" ప్రతిఫలిస్తుంది చేయాలి. నిర్ధిష్టంగా తొలగింపు, కాగితం కాపీలను భర్తీలను ఒక ఫోల్డర్ లో అదనపు పత్రాలు సహా సూచిస్తుంది. అదే సమయంలో సంబంధిత చర్యలు సూచనలు అణచి. అవసరమైతే, అంతర్గత జాబితా సంగ్రహముగా షీట్ కొత్త ఎంట్రీ, అలాగే ఫోల్డర్ చూసిన శాసనం ద్వారా రూపొందుతుంది.