సిబ్బంది, వాటి రకాల పత్రాల కూర్పు. సిబ్బంది కోసం ఆదేశాలు ఏమిటి?

కార్యాచరణ యొక్క స్వభావంతో సంబంధం లేకుండా, ఏదైనా సంస్థ ప్రజలతో పనిచేస్తుంది. ఉద్యోగుల చట్టపరమైన నమోదు శ్రామిక సంబంధాల అన్ని దశలలో అవసరం. ఈ కేసుల్లో సృష్టించిన సిబ్బందిపై పత్రాల కూర్పు అనేక రకాలైన పత్రాలు, నిబంధనలు మరియు వ్యక్తిగత డేటాను కలిగి ఉంటుంది.

యజమాని ఉద్యోగుల రిజిస్ట్రేషన్ కోసం పోటీదారులను నిర్వహించడమే కాదు, వారి నిల్వలను నిర్వహించడం, ఆర్కైవ్కు బదిలీ మరియు అవసరమైతే, విధ్వంసం అవసరమవుతుంది. ఈ చర్యలు ప్రస్తుత చట్టంతో పాటించాలి.

సిబ్బందిపై పత్రాల కూర్పులో ఏమి ఉంది

ఉద్యోగుల ఉద్యమం యొక్క అన్ని దశలు సంబంధిత పత్రాల్లో ప్రతిబింబిస్తాయి. సిబ్బంది ఉద్యమం ప్రతిబింబిస్తుంది సిబ్బంది పత్రాలు కూర్పు క్రింది ఉన్నాయి:

• శోధన మరియు నియామక సంబంధించిన పత్రాలు;
• ఉద్యోగుల ప్రస్తుత కార్యకలాపాలను ప్రతిబింబిస్తున్న పత్రాలు;
• కార్మిక ప్రక్రియ మరియు వ్యక్తిగత సంబంధాలను నియంత్రించే చట్టపరమైన చర్యలు;
• వ్యక్తుల కొరకు వివిధ ఆదేశాలు, రెండు సాధారణ రూపంలో జారీ చేయబడ్డాయి మరియు ఏకీకృతమైంది;
• ఉద్యోగుల గురించి వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న పత్రాలు;
• సిబ్బందిపై ఆర్కైవల్ పత్రాలు;
• వ్యక్తిగత అకౌంటింగ్ పత్రాలు మరియు ప్రశ్నాపత్రాలు;
• సిబ్బందిపై ఇతర రకాల పత్రాలు .

సిబ్బంది పత్రాల నమోదు నిబంధనలు

ఉద్యోగుల సిబ్బంది మరియు సెక్రెటరీ సేవ యొక్క ఉద్యోగులు చట్టం యొక్క అవసరాలకు అనుగుణంగా వ్యక్తిగత పత్రాలను జారీ చేయవలసిన అవసరం గురించి గుర్తుంచుకోవాలి. సంస్థ యొక్క నియంత్రణ చట్టాలు సూచించిన నియమాలు అధిక ఆదేశాలు విరుద్ధంగా ఉండాలి.

సంస్థ యొక్క సిబ్బందిపై పత్రాల సరిగ్గా అమలు చేయడం సంబంధిత సూచనలో సూచించబడుతుంది. దీనిలో ఉదాహరణలు మరియు సూచనలు సిబ్బందితో కాగితపు పని మీద ఫిక్సింగ్ యొక్క అన్ని స్వల్ప సూచనలు సూచించబడాలి. ఈ నియమావళి చట్టం సంస్థ యొక్క నిర్వహణ ద్వారా జారీ చేయబడుతుంది మరియు ఆమోదించబడుతుంది మరియు ఇది నిరవధిక స్వభావం.

వ్యక్తిగత పత్రాలు ఎలక్ట్రానిక్ మరియు కాగితం రూపంలో రెండు జారీ చేయవచ్చు. చేతితో చేతితో వ్రాసినట్లయితే, చేతివ్రాత యొక్క ఖచ్చితత్వాన్ని పర్యవేక్షించడానికి మరియు మచ్చలు చేయకూడదని ప్రయత్నించండి. మేనేజర్ యొక్క సంతకం ద్వారా సంస్థ యొక్క తపాలా ద్వారా ధృవీకరించబడిన ఏదైనా తప్పు దోషాన్ని ధ్రువీకరించాలి.

సిబ్బంది నమోదు నమోదు పత్రాలు రహస్యంగా ఉంటాయి, ఎందుకంటే వారు చట్టప్రకారం రక్షించబడిన వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటారు. వారితో పనిచేయడానికి నిపుణుల యొక్క ఖచ్చితమైన నిర్దిష్ట సర్కిల్ మాత్రమే అనుమతించబడుతుంది.

సిబ్బంది కోసం ఆర్డర్లు

సిబ్బంది సేవ యొక్క పత్రాల్లో, రెండు రకాల ఆర్డర్లు ఒంటరిగా ఉన్నాయి:

• ప్రధాన కార్యకలాపాల్లో సంస్థ యొక్క ఆర్డర్లు, కాని ఉద్యోగుల పని గురించి;
• సంస్థ సిబ్బంది కోసం ఆర్డర్లు.

వారు రిజిస్ట్రేషన్ పద్ధతిలో, ఆమోదం, సంతకం మరియు ప్రచురణ క్రమంలో విభేదిస్తారు. అంతేకాక, వ్యక్తిగత విభాగాలలో సిబ్బంది సిబ్బంది తరచుగా పని చేస్తారు. వారు కూడా ఇతర పత్రాల నుండి విడిగా, అక్కడ నిల్వ చేయబడతాయి. అలాంటి ఆదేశాలు ఆర్గనైజేషన్ సిబ్బందిలోని డాక్యుమెంట్లలో చేర్చబడ్డాయి.

చాలా వ్యక్తిగత ఆదేశాలలో ఏకీకృత రూపాలు ఉన్నాయి. అలాంటి రూపాలతో పని చేసే సౌలభ్యం సంస్థ కోసం వారి ఐక్యతను సూచిస్తుంది. అయితే, ప్రామాణిక రూపాల యొక్క తప్పనిసరి ఉపయోగం మాత్రమే రాష్ట్ర నిర్మాణాలు మరియు బడ్జెట్ సంస్థలకు సూచించబడుతుంది. యాజమాన్యం వేరే రూపంలో ఉన్న సంస్థలకు ఈ నియమాలకు కట్టుబడి ఉండకపోవచ్చు.

వ్యక్తిగత ఆదేశాలలో, ఈ క్రిందివి తరచుగా ఎదుర్కొంది:

• ప్రవేశానికి మరియు తొలగింపుకు ఆర్డర్లు:
• బదిలీ మరియు బదిలీ కోసం ఆర్డర్లు;
• ప్రయాణ ఆదేశాలు;
• అన్ని రకాల సెలవులకు ఆర్డర్లు;
• ధృవీకరణ, శిక్షణ మరియు వృత్తిపరమైన అభివృద్ధిపై నార్మటిక్ చర్యలు

ఉద్యోగులపై ఎలాంటి క్రమంలో అతను ఆందోళన చేస్తున్న ఉద్యోగి దృష్టిని ఆకర్షిస్తాడు. ఏ కారణం అయినా ఉద్యోగి పత్రంపై సంతకం చేయకపోతే, దాని గురించి ఒక చట్టం రూపొందించబడింది.

అన్ని వ్యక్తిగత ఉత్తర్వులు ప్రత్యేక జర్నల్ లో తప్పనిసరి రిజిస్ట్రేషన్ తప్పనిసరిగా నమోదు చేయాలి. అదే సమయంలో, వారు వారి నమోదు కోసం నమోదు మరియు పర్యవేక్షించబడుతుందని సూచించే సంఖ్యను కేటాయించారు. ఆదేశానికి సంబంధించిన కాపీని వ్యక్తిగత ఫైలుకు తప్పనిసరిగా జోడించాల్సి ఉంటుంది, వాస్తవ పత్రం ఒక సంవత్సరం పాటు విడిగా ఉంచబడుతుంది, దాని తర్వాత ఇది ఆర్కైవ్కు లేదా నాశనం చేయబడుతుంది.

సిబ్బందిపై సంస్థ యొక్క పత్రాలు

ప్రతి సంస్థలో, యాజమాన్యం మరియు ఇతర లక్షణాల ఆధారంగా, సంస్థ యొక్క సిబ్బందిపై వివిధ పత్రాలు సృష్టించబడతాయి. వారి జాబితా సిబ్బంది రికార్డుల ప్రవర్తనకు సూచనలను ఇవ్వాలి.

చాలా తరచుగా ఇది:

• సిబ్బంది షెడ్యూల్;
• పోస్ట్ల జాబితా;
• పని రికార్డు పుస్తకంలోని కార్మిక పుస్తకాలు మరియు ఖాళీ రూపాలు;
• ఉద్యోగుల వ్యక్తిగత పత్రాల కాపీలు;
• వ్యక్తిగత రికార్డుల పత్రాలు మరియు వ్యక్తుల వ్యక్తిగత ఫైళ్లు;
• అధికారిక మరియు ఇతర సూచనలు మరియు ఉద్యోగుల కార్మిక ఒప్పందాలు;
• ప్రాథమిక వ్యాపారం విషయంలో సంస్థ యొక్క ఉద్యోగులకు సంబంధించిన ఆర్డర్లు లేదా ఉత్తర్వులు;
• ధృవీకరణ కమిషన్ పని మీద పత్రాలు;
• శిక్షణ మరియు మరింత శిక్షణ కోసం దిశలు మరియు ఇతర పత్రాలు;
• సెలవులు, బదిలీలు మరియు వ్యాపార ప్రయాణాలకు సంబంధించిన పత్రాలు;
• సిబ్బందిపై వివిధ ఆర్డర్లు లేదా ఉత్తర్వులు;
• ఉద్యోగుల నుండి గమనికలు, ప్రకటనలు మరియు ఉద్యోగ వివరణలు మొదలైనవి

ప్రతి సంస్థ స్వతంత్రంగా సిబ్బంది కోసం అవసరమైన పత్రాలను నిర్ణయిస్తుంది, అంతేకాకుండా అవి సృష్టించబడిన మరియు నిల్వ చేయబడిన విధంగా ఉంటాయి.

వ్యక్తిగత ఫైలు నమోదు

ఉద్యోగి గురించి అత్యంత ముఖ్యమైన మరియు పూర్తి సమాచారం అతని వ్యక్తిగత ఫైలులో నమోదు చేయబడుతుంది. పత్రాల కూర్పు మరియు వారి స్వాధీనం ప్రత్యేకతలు ప్రతి సంస్థ స్వతంత్రంగా నిర్ణయించబడతాయి మరియు సూత్రప్రాయ పత్రంలో సూచించబడతాయి. సమూహాల ద్వారా నేరుగా మరియు రివర్స్ క్రమంలో లేదా రూపంలో పత్రాల కాపీలను దాఖలు చేయడం సాధ్యపడుతుంది.

వ్యక్తిగత వ్యవహారాలు సంస్థ యొక్క మెజారిటీ కార్మికులపై, ప్రత్యేకించి నాయకులు మరియు ప్రముఖ నిపుణుల మీద నిర్వహించబడతాయి. ఏదేమైనా, ఆచరణలో, చాలా సంస్థలు అతని స్థానం మరియు హోదాతో సంబంధం లేకుండా ఏవైనా ఉద్యోగి గురించి పత్రాలను మరియు ఇతర సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటారు.

ఉద్యోగి యొక్క వ్యక్తిగత ఫైల్లో నిల్వ కోసం పత్రాల వర్గాలు మరియు వాటి కాపీలు:

• ఒక ప్రశ్నావళి లేదా వ్యక్తిగత పత్రం ప్రాధమిక జీవిత సమాచారాన్ని సమగ్రపరచడానికి పనిచేస్తుంది;
• గుర్తింపు పత్రాల కాపీలు మరియు నిర్ధారణ విద్య మరియు అర్హతలు - పాస్పోర్ట్, డిప్లొమా, సర్టిఫికేట్లు మరియు సర్టిఫికెట్లు;
• పని రికార్డు పుస్తకము యొక్క నకలు;
• ప్రవేశం, బదిలీ మరియు ఇతరులకు దరఖాస్తు;
• ఉద్యోగికి అన్ని ఆర్డర్లు కాపీలు;
• ఉపాధి ఒప్పందం యొక్క కాపీ;
• ఇతర వ్యక్తిగత పత్రాలు.

ప్రతి ఉద్యోగికి ఒక ప్రత్యేక ఫోల్డర్ ఉంది, ఇందులో లిస్టెడ్ పత్రాలు మరియు వాటి కాపీలు దాఖలు చేయబడ్డాయి. వ్యక్తిగత ఫైళ్లు ఇతర సిబ్బంది పత్రాల నుండి విడిగా నిల్వ చేయబడతాయి. వారు వ్యక్తిగత డేటాను కలిగి ఉంటారు, అందువలన అనధికార వ్యక్తులకు అందుబాటులో ఉండరాదు.

వ్యక్తిగత కార్డు: ఎలా దరఖాస్తు చేయాలి?

యజమాని యొక్క ఏకీకృత వ్యక్తిగత కార్డు యాజమాన్యం యొక్క రూపంతో సంబంధం లేకుండా, అన్ని సంస్థలకు తప్పనిసరి. ఇది సంస్థ యొక్క కార్మికుల ఖాతాకు ఉద్దేశించిన ప్రాథమిక పత్రం.

వ్యక్తిగత కార్డు ఉద్యోగి గురించి ప్రాథమిక సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది. చేతితో సాధారణంగా దాన్ని పూరించండి, కానీ సాంకేతిక పరిజ్ఞానంతో ప్రాధమిక సమాచారాన్ని పొందడం అనుమతించబడుతుంది. ఉద్యోగి సంస్థలో పనిచేసే సమయాన్ని వ్యక్తిగత కార్డు ఉంచబడుతుంది. విభాగం నింపి వద్ద అది ప్రింట్ మరియు ఒక చొప్పించు పేస్ట్ కోరుకుంటున్నాము.

వ్యక్తిగత కార్డు పూర్తి చేసేటప్పుడు, లింక్ సంకేతాలకు శ్రద్ద. అవి ఆ పట్టికల కుడివైపుకు, ఏకీకృత సమాచారంలో సూచించబడతాయి. ఈ విభాగాలలోని సమాచారం వర్గ నిర్దేశకులు మరియు ఇతర నియమబద్ధ పత్రాలతో కట్టుబడి ఉండాలి.

వ్యక్తిగత కార్డులు ఒక వ్యక్తిగత భద్రత లేదా ఒక లాక్తో లోహ లాకర్లో ఇతర వ్యక్తిగత పత్రాల నుండి ప్రత్యేకంగా నిల్వ చేయబడతాయి. ఈ పత్రం వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది మరియు ఖచ్చితమైన అకౌంటింగ్కు లోబడి ఉంటుంది. ఉద్యోగి తొలగించబడినప్పుడు, సరైన ప్రవేశం చేయబడుతుంది మరియు వ్యక్తిగత నిల్వ కోసం పాత కార్డ్ ప్రాసెస్ చేయబడుతుంది.

వర్క్బుక్: నమోదు మరియు నిల్వ

పని పుస్తకం, పని అనుభవం, సేవ యొక్క పొడవు మరియు ఉద్యోగి యొక్క స్థితిని నిర్ధారించే పత్రం. దీని నిర్వహణ అన్నింటికీ తప్పనిసరి. ఇది పని ప్రారంభంలో మొదలై, విరమణ వరకు ఒక వ్యక్తితో కలిసి ఉంటుంది.

కార్మిక పుస్తకాల యొక్క ఖాళీ రూపాలు మరియు ఇన్సర్ట్లను కొనుగోలు చేసే బాధ్యత సంస్థ యొక్క అకౌంటింగ్ విభాగంతో ఉంటుంది. దాని ఉద్యోగులు వారి భద్రతలో వాటిని భద్రపరచి, డిమాండ్పై సిబ్బంది శాఖకు తెలియజేస్తారు. ఇది సరైన ఖాతా పుస్తకంలో జరుగుతుంది. కార్మికుల నుండి రూపాలు మరియు తెలియని మూలం యొక్క కార్మిక పుస్తకాల శుభ్రంగా లీనియర్లను ఆమోదించడానికి అడ్మినిస్ట్రేషన్ సిఫారసు చేయబడలేదు.

పని పుస్తకం ఎల్లప్పుడూ చేతితో వ్రాయబడి ఉంటుంది. నీలం సిరాతో ఒక బాల్ పాయింట్ పెన్తో రికార్డ్స్ తయారు చేయబడతాయి. ఒక లోపం ఉన్నట్లయితే, అది తప్పక సరియైనది మరియు సంస్థ యొక్క సంతకం మరియు సంస్థ యొక్క ముద్రతో సరిదిద్దాలి . అన్ని ఎంట్రీలు తప్పనిసరిగా చట్టం మరియు సూచనలతో పాటించాలి.

సురక్షిత పత్రంలో, ఇతర పత్రాల నుండి విడిగా కార్మిక పుస్తకాలు ఉంచండి. ఉద్యోగులకు మరియు ముఖ్యంగా మూడవ పార్టీలకు ఇవ్వడానికి ఇది నిషేధించబడింది. ఒక సంస్థ ఉద్యోగి ఈ పత్రంలో రికార్డుల గురించి సమాచారాన్ని అందుకోవాలనుకుంటే, అన్ని పేజీల కాపీని తయారు చేస్తారు, ఆపై వారు కుడతారు మరియు ప్రతి పేజీ సీలు చేయబడింది. తొలగించిన తర్వాత, పని పుస్తకాన్ని అదే రోజున ఉద్యోగికి అందజేస్తారు.

వ్యక్తిగత పత్రాల ఆన్లైన్ నిల్వ

సిబ్బంది కోసం పత్రాల సరైన నిల్వ అనేది వ్యక్తిగత సేవల సిబ్బంది యొక్క ప్రధాన విధుల్లో ఒకటి. వాటిలో ఉన్న సమాచారం, వ్యక్తిగత వర్గం మరియు వెల్లడికి సంబంధించినది కాదు. అదనంగా, అటువంటి పత్రాలను నిల్వ చేసి, ప్రాసెస్ చేయడం ప్రత్యేక షరతులకు అనుగుణంగా ఉండాలి.

భవిష్యత్ ఉద్యోగితో ఉద్యోగ ఒప్పందంలో సంతకం చేయడానికి ముందు, వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేయడానికి వ్రాతపూర్వక అనుమతి తప్పనిసరిగా తీసుకుంటుంది. ఈ పత్రం యొక్క కాపీ వ్యక్తిగత ఫైల్లో లేదా ప్రత్యేక ఫోల్డర్లో దాఖలు చేయబడింది.

వ్యక్తిగత డేటా సంబంధించిన అన్ని పత్రాలు సాధారణ పత్రాలు నుండి ఒంటరిగా ఉంచబడిన ఉండాలి. వారికి యాక్సెస్ HR నిపుణులు మరియు సంస్థ యొక్క మొదటి అధిపతి మాత్రమే అనుమతించబడుతుంది. మూడవ పార్టీలు మరియు సంస్థలకు, ఉద్యోగుల యొక్క వ్యక్తిగత డేటా బహిర్గతం చేయడానికి నిషేధించబడింది. మినహాయింపును న్యాయ మరియు ప్రాసిక్యూటర్ అధికారులు రూపొందించారు, ఇది అధికారిక డాక్యుమెంట్ అభ్యర్థనను ఉద్దేశించింది.

వ్యక్తిగత పత్రాలను నిల్వ చేయడానికి కేసుల ప్రత్యేక నామకరణం ఉంటుంది. పత్రాలతో ఉన్న ఫోల్డర్లు మరియు పెట్టెలు లాక్ చేయగల మంత్రివర్గాలలో ఉంచబడతాయి. ప్రత్యక్ష సూర్యకాంతి మరియు అధిక ఉష్ణోగ్రత నుండి వాటిని వేరుచేయడం చాలా అవసరం. అధిక సంఖ్యలో పత్రాలకు, ఒక ప్రత్యేక గదిని కేటాయించడం మంచిది.

వ్యక్తిగత ఫైల్లు, ప్రశ్నాపత్రాలు మరియు వ్యక్తిగత కార్డులు సంస్థలో ఒక నిర్దిష్ట ఉద్యోగితో సహకరించే వరకు ఆన్ లైన్ లో నిల్వ చేయబడతాయి. తీసివేసిన తర్వాత, వారు నిల్వను నిల్వ చేయడానికి పంపించబడతారు.

ఉద్యోగులకు ఆర్డర్లు జారీ చేయబడిన తరువాత ఒక సంవత్సరం పాటు ఉంచబడతాయి. అధికారిక మరియు ఇతర సూచనలను రద్దు చేసే వరకు అపరిమితంగా ఉంటాయి. సిబ్బంది షెడ్యూల్ అలాగే సెలవులు యొక్క షెడ్యూల్ ప్రతి సంవత్సరం ప్రచురించబడుతున్నాయి మరియు చర్య పూర్తి అయిన తర్వాత ఏడాదికి సిబ్బంది విభాగం లేదా అకౌంటింగ్ విభాగంలో నిల్వ చేయబడతాయి.

సిబ్బంది పత్రాల యొక్క ఆర్కైవ్ నిల్వ

ఆపరేషనల్ స్టోరేజ్ యొక్క ముగింపు ముగిసిన తరువాత, సిబ్బంది డేటా సిబ్బంది పత్రాలను ఆర్కైవ్ పంపబడుతుంది. ఇది సంస్థ లేదా బయటి ఒక ఉపవిభాగంగా ఉంటుంది, తరచూ ఒక ప్రభుత్వ సంస్థ.

దీర్ఘకాలిక భద్రత నిల్వకి సంబంధించిన పత్రాల జాబితా క్రింది విధంగా ఉంది:

• రిటైర్డ్ ఉద్యోగుల వ్యక్తిగత ఫైళ్లు, ప్రశ్నాపత్రాలు మరియు వ్యక్తిగత కార్డులు;
• కార్మిక పుస్తకాలు మరియు వదులుగా ఉన్న ఆకులు;
• గడువు నిల్వ కాలంతో సిబ్బందికి ఆర్డర్లు మరియు ఉత్తర్వులు;
• సిబ్బంది పత్రాల ఉద్యమం రికార్డింగ్ పత్రికలు;
• సిబ్బంది షెడ్యూల్;
• సెలవులు యొక్క షెడ్యూల్స్;
• ఇతర పత్రాలు, వీటిని భద్రపరచవలసిన అవసరాన్ని చట్టంచే లేదా కమిషన్చే అందించబడుతుంది.

ఆర్కైవ్లోని పత్రాలు మానవ వనరుల అధికారి లేదా కార్యదర్శిచే జారీ చేయబడతాయి. సంస్థలో మరియు ప్రత్యేక సంస్థలో ఒక ఒప్పందంలో మీరు చాలా కాలం పాటు కేసులు మరియు ఇతర పత్రాలను నిల్వ చేయవచ్చు.

దీర్ఘకాలిక నిల్వ కోసం ఫోల్డర్లోని పత్రాలు తేదీ నుండి ఏర్పడతాయి, ఇది ప్రారంభ కాలం నుంచి ప్రారంభమవుతుంది. మీరు కాగితపు భౌతిక భద్రతను జాగ్రత్తగా పరిశీలించాలి మరియు, అవసరమైతే, ఒక కాపీని తయారు చేయండి మరియు భరోసా ఇవ్వాలి. కేసులోని అన్ని షీట్లు లెక్కించబడి, కుట్టబడి ఉంటాయి, ఆ తరువాత ఒక జాబితా సంకలనం చేయబడుతుంది.

పత్రాలతో ఉన్న ఫోల్డర్లు ఖచ్చితమైన క్రమంలో ఉంచాలి. గదిలో కూడా వాంఛనీయ ఉష్ణోగ్రత మరియు తక్కువ తేమ ఉండటం మరియు ప్రత్యక్ష సూర్యకాంతి నివారించడం కూడా అవసరం. షెల్వింగ్ క్రమం తప్పకుండా ధూళిని శుభ్రం చేయాలి మరియు ఎలుకలు మరియు ఇతర తెగుళ్ళ నుండి నిర్వహించడానికి పత్రాలతో గదులు ఉండాలి.

వ్యక్తిగత పత్రాల నాశనం

దీర్ఘకాలిక నిల్వ ఉన్నప్పటికీ, సిబ్బందిపై పత్రాలు నాశనం చేయబడతాయి. ఈ విధానానికి ముందు ప్రత్యేక కమిషన్ యొక్క ఒక సమావేశం ఉంది, ఇది మరింత వ్యక్తిగత పత్రాల విధిని నిర్ణయిస్తుంది.

కమిషన్ యొక్క అన్ని సభ్యుల సమక్షంలో, డిస్ట్రక్షన్ ఎల్లప్పుడూ జాబితాలో ఖచ్చితంగా జరుగుతుంది. ఇది దహనం చేయగలదు, గ్రౌండింగ్, నొక్కడం మరియు ఇతర పద్ధతుల ద్వారా నాశనం.

వ్యక్తిగత పత్రాల కూర్పు బహుముఖ మరియు భిన్నమైనది. సిబ్బంది సేవలను మరియు సంస్థల నిర్వహణ ఉద్యోగులు సరిగా నమోదు, నిల్వ మరియు నాశనం ఎలా చేయాలి.